Auteur : Imene Ayache

Mieux comprendre la téléphonie IP et la VOIP

Téléphonie IP, VOIP, TOIP… Un lexique pour mieux comprendre !

Téléphonie IP, téléphonie sur IP ou encore ToIP (Telephony Over IP) sont différents termes qui désignent en réalité la même chose,  c’est-à-dire le fait de faire passer de la téléphonie sur IP (Internet Protocol, le protocole de communication utilisé par Internet).

La VoIP (Voice Over IP) est la technique qui permet de faire passer la voix sur des réseaux compatibles IP (réseaux privés ou Internet).

Il existe trois « manières » d’utiliser des services VoIP afin de téléphoner aujourd’hui.

Avec un ATA :

La façon la plus simple et la plus courante est l’utilisation d’un dispositif appelé ATA (adaptateur téléphonique analogique). L’ATA vous permet de connecter un téléphone standard à votre ordinateur ou votre connexion Internet afin d’utiliser celle-ci pour la voix.

L’ATA est un convertisseur analogique vers le numérique. Il prend le signal analogique à partir de votre téléphone traditionnel et le convertit en données numériques pour la transmission sur l’Internet.

 

Avec un téléphone IP :

Un téléphone IP ressemble à s’y méprendre à un téléphone analogique. Mais au lieu d’avoir des câbles de connections qui se termine par des connecteurs RJ-11 les téléphones IP ont un connecteur Ethernet RJ-45.

C’est grâce à la taille de leur prise que les téléphones IP peuvent se connecter directement à votre routeur ou à vos prises réseau. Ils sont ainsi équipés de tout le matériel mais aussi du ou des logiciels nécessaires afin de traiter les appels en IP.

 

D’ordinateur à ordinateur :

Cela est certainement une des meilleures façons d’utiliser la VoIP. Vous ne devez même pas payer pour les appels longs distance. Tout ce dont vous avez besoin c’est d’un logiciel (déjà présent sur votre PC) d’un microphone, haut-parleurs ou casque, d’une carte son et d’une connexion Internet, de préférence rapide.

En dehors des frais de FAI mensuels normaux, il n’y a habituellement pas de frais pour les appels d’ordinateur à ordinateur, peu importe la distance. Installer un logiciel directement sur un ordinateur (comme Skype, par exemple) pour que cela fonctionne.

 

Il existe plusieurs types de postes IP (également appelés postes SIP ou téléphones SIP) :

  • Téléphones IP fixes
  • Téléphones IP sans fil (wireless)
  • Téléphones IP WiFi
  • Mini-standards numériques permettant de raccorder plusieurs combinés

 

Les avantages de la téléphonie IP :

  • Economie sur le coût des communications : elles sont le plus souvent gratuites et illimitées
  • 40 destinations à l’international
  • Tous les équipements de l’entreprise telle que téléphones, ordinateurs… sont reliés sur le même réseau
  • Gestion facile via l’interface web de configuration
  • Meilleur service client et productivité
  • Permet aux utilisateurs de brancher leur téléphone n’importe où dans le bureau
  • Les postes ne sont pas physiquement liés à une ligne, il est donc possible d’utiliser son téléphone en déplacement en conservant le même numéro

Choisir un téléphone professionnel : nos conseils

Véritable outil de travail, le téléphone est de nos jours dans toutes les poches de professionnels. Le choix pour un téléphone professionnel est de plus en plus difficile pour les utilisateurs.

Que ce soit pour regarder les mails, rechercher des informations sur Internet ou bien téléphoner à vos clients, le choix du téléphone doit être en concordance avec vos besoins d’utilisation.

Les professionnels n’ont pas tous les mêmes usages ni les mêmes envies. HM Partners vous propose donc plusieurs critères à prendre en compte pour trouver le téléphone qu’il vous convient le mieux.

 

Voici les 5 principaux :

L’écran

La mode d’aujourd’hui est aux grands écrans et à ce qu’on appelle les « Phablets » (mi-tablette, mi smartphone). Dans un cadre professionnel, un grand écran peut apporter davantage de confort pour lire ses mails, saisir certaines données…etc. 

Mais attention toutefois à ne pas tomber dans le modèle surdimensionné, qui s’avère parfois peu pratique pour téléphoner et pour le ranger. Favorisez donc les petits écrans, plus transportables. La luminosité et la résolution de l’écran sont aussi importantes. Ces deux éléments œuvrent à une utilisation plus agréable au quotidien.

L’appareil photo

La fonctionnalité de l’appareil photo peut être utilisée pour photographier des câblages téléphoniques complexes, plus simplement scanner un document, pour des visioconférences ou prendre en photo quelques notes. Idéalement, comptez sur une définition de 8 millions pixels au minimum pour des photos de qualité.

Dual Sim

Téléphone double-SIM signifie concrètement que vous avez deux numéros et donc deux abonnements. Notez cependant que ces appareils fonctionnent également avec une seule SIM. L’avantage est que vous disposez de deux lignes (une pro, une perso), le tout sur un seul et même téléphone et donc plus besoin de téléphone de fonction supplémentaire.

Ce type de système s’avère aussi très pratique pour bénéficier de deux forfaits en même temps et ainsi disposer davantage de data, voix, Sms…etc.

 

Espace de stockage et autonomie

Pour éviter rapidement l’espace disponible saturée pour sauvegarder vos éléments, et que les applications mobiles sont de plus en plus gourmandes en stockage, ne négligez pas ce critère même si quelques euros séparent deux modèles. Pour vous conseiller 16GO représente le strict minimum, 32Go le choix le plus sage et 64Go la sérénité.

Côté autonomie, on vérifie que le modèle tiendra bien 8h au minimum en navigation internet mais tout dépend bien évidemment de vos usages. Si vous avez tendance à visualiser beaucoup de vidéo, regardez en premier ce critère et misez sur 10h.

 

Le système d’exploitation

La guerre des mobiles passe principalement par l’affrontement des systèmes d’exploitation. Le système d’exploitation c’est aussi une question de goût. A vous de voir sur lequel vous serez le plus à l’aise entre Android, iOS, Windows ou BlackBerry.

iOS

Android

Windows

BlackBerry

Avantages

– Facilité d’utilisation de l’OS

– Nombreuses applications

– Haut de gamme

– Variété téléphone disponible

– Fourchette de prix

– Nombreuses applications

– L’interface fluide

– Version Office portable

– Fourchette de prix

– Sécurité des données

– Centré sur le monde de l’entreprise

Inconvénients

– Smartphone cher à l’achat

– Fréquentes mises à jour

– Mémoire fixe disponible sur le téléphone

– Difficile à appréhender

– Permissivité du système

– Peu d’applications

– Très peu dominant face à l’iOS et Android

– Peu d’applications

– Peu de choix de smartphone

– Très peu dominant face à l’iOS et Android

 

Sécurité des données

Il existe plusieurs moyens de sécuriser votre téléphone portable. Tout d’abord, repérez les connexions que comporte votre mobile. Si vous avez une connexion Bluetooth, pensez à le désactiver lorsque vous en avez plus l’utilité.

Consultez les mises à jour des systèmes de sécurité régulièrement. Elles vous informeront sur les fichiers dont il faut se méfier. En effet, de nombreux concepteurs de logiciels reconnaissent la menace que posent les virus sur les téléphones portables et ont donc développé des programmes spécialement conçus pour détecter et se débarrasser des logiciels malveillants.

De nombreuses options sont à votre disposition, alors choisissez un logiciel de protection qui correspond vraiment à vos besoins et qui sera compatible avec les critères de votre système d’exploitation.

Téléphonie d’entreprise : analogique ou IP ?

Le réseau analogique ou RTC et la téléphonie IP qui fonctionne par le biais d’internet, sont les deux catégories de téléphone d’entreprise fixe.

Le RTC

Le réseau téléphonique commuté plus connu sous l’acronyme RTC, s’agit de la typologie de téléphonie fixe la plus utilisée sur le territoire. Ce réseau établit le transfert de la voix via le principe de la commutation de circuits. L’appelant et l’appelé sont mis en relation à partir d’une liaison téléphonique qui leur sera exclusivement réservée pendant la durée de la communication. Cette technologie analogique équipe la plupart des entreprises mais elle est de plus en plus concurrencée par la téléphonie fixe VoIP.

Avantage :

  • Pas besoin d’avoir une connexion Internet
  • Très étendu
  • Nécessite une alimentation en courant faible (48 V continu)

Inconvénient :

  • Lignes physiques
  • Nécessité d’utilisation de matériels spécifiques
  • Bruit ; les équipements analogiques perturbent le signal transmis
  • L’orage ou un défaut d’antiparasitage produisent des crépitements sur la ligne
  • Limitation du débit

 

ToIP

La téléphonie sur IP ou l’acronyme ToIP est une technologie numérique qui s’est développée avec l’apparition d’Internet puisqu’elle utilise le protocole IP pour transformer le signal vocal en signal digital. La voix est donc transférée par paquets de données RTP (Real-time Transport Protocol) en temps réel. Cette transmission est effectuée par Internet ou par un réseau interne.

Avantage :

  • Communication gratuite et illimitée vers les téléphones fixes et portable en France
  • Tarifs avantageux
  • Aucuns câbles supplémentaires
  • Fonctionnalité avancées (renvoi d’appel, attente d’appel, identification de visiteur, CTI ou Couplage Téléphonie Informatique, click to call, voicemail…)
  • Fonctionne même en cas de coupure Internet

Inconvénient :

  • Pas de possibilité de transmission par fax
  • Ne fonctionne pas durant une coupure électrique
  • Dépendant du service Internet
  • Vol de service, virus, spamming…

Les services complémentaires de la téléphonie IP

  • Standard unique au sein d’une organisation multi-sites
  • Accueil téléphonique et attente musicale personnalisables
  • Pré-décroché, serveur vocal, transfert, filtrage d’appel, voicemail …
  • Accès à votre numéro direct où que vous soyez dans l’entreprise
  • Convergence fixe mobile
  • CTI ou Couplage Téléphonie Informatique permet de mettre en place des applications reliant le centre d’appel au système informatique.
  • Télétravail, utilisation depuis un PC, clic to call, intégration dans vos applications informatiques.

 

Le dégroupage total

Les FAI ou fournisseurs d’accès à Internet ont maintenant la possibilité de devenir des opérateurs téléphoniques grâce au dégroupage total. Le dégroupage total permet de rassembler l’ensemble des prestations dont vous avez besoin tel que l’abonnement téléphonique, l’accès Internet, la VoIP…

Le client peut donc confier l’intégralité de la gestion de sa ligne téléphonique à un concurrent de France Telecom.

 

A savoir

Le passage à l’IP représente un certain budget : remplacement des PABX existants, changement des postes téléphoniques, modification de l’architecture télécom…. Ce coût  peut néanmoins être amorti grâce aux économies réalisées sur les communications.

Installer des passerelles IP permet de profiter des mêmes avantages sur le prix des communications sans modifier l’équipement déjà en place. Cette solution répond à un besoin d’économie rapide.

Flotte mobile : les différents modes de gestion

Une flotte mobile désigne l’ensemble des téléphones portables d’une entreprise faisant l’objet d’un même abonnement. Elle permet d’équiper chaque salarié ou collaborateur de votre entreprise que vous soyez :

– une petite entreprise, un artisan, un professionnel libéral : vous avez besoin d’un ou plusieurs téléphones portables

– une entreprise moyenne : vous pouvez avoir besoin jusqu’à plus de 20 téléphones portables

– une grande entreprise : la gestion de votre flotte mobile peut être très complexe et nécessiter un accompagnement au quotidien de votre opérateur mobile.

Dans tous les cas, pour plus de simplicité au niveau de la gestion de votre flotte mobile, vous pouvez opter pour une formule de forfait partagé.

Les opérateurs téléphoniques proposent de nombreuses formules d’abonnement flotte :

Facturation au réel : l’entreprise paie que pour les appels consommés

Facturation ajustable : chaque mois vous vous acquitter d’un tarif correspondant au palier qui vous avez atteint

Facturation au forfait : forfait fixe, le plus souvent avec engagement dans la durée

Pourquoi mettre en place une gestion de flotte mobile ?

Vous gagnez un temps important dans le paramétrage initial de votre flotte. En nous confiant le démarrage initial, vous êtes assuré de récupérer un outil opérationnel, sans y passer un temps incroyable au démarrage.

Vous vous assurez de ne jamais vous faire voler de données. Nous déployons des logiciels pour la suppression à distance des données de vos mobiles.

Vous disposez de tablettes et de mobiles opérationnels, en toutes circonstances. Avec HM Partners, vous êtes sûr que les applications installées sont fiables et que vos collaborateurs les utilisent pour travailler.

Changer d’opérateur de téléphonie mobile

Si vous souhaitez changer d’opérateur de téléphonie mobile, sachez que la procédure à suivre est désormais simplifiée. La loi Chatel du 3 janvier 2008 a ainsi réduit le délai de résiliation à 10 jours. Profiter de la concurrence n’a jamais été aussi facile. À condition de bien connaître sa situation et ses obligations contractuelles.

Hm Partners vous conseille dans les étapes à suivre pour changer d’opérateur téléphonique :

Vérifiez la durée de votre engagement

– Si vous êtes abonné sans engagement de durée : vous pouvez quitter votre opérateur sans frais quand vous le voulez. Votre résiliation sera effective dix jours après la réception de votre demande par l’opérateur. Si vous souhaitez que cette résiliation prenne effet plus tard, pensez à le préciser dans votre courrier.

– En revanche, si vous êtes encore engagé par les termes de votre contrat, vous ne pourrez résilier votre abonnement que sous conditions de délais, voire en réglant les mensualités restantes des pénalités au prestataire. Pour connaître la date de la fin de votre engagement, reportez-vous à votre dernière facture.

Si vous résiliez votre forfait au cours de la première année dans le cadre d’un abonnement de 12 mois ou 24 mois, vous devrez payer toutes les mensualités jusqu’au terme. Si vous résiliez votre forfait au cours de la seconde année dans le cadre d’un abonnement de 12 mois ou 24 mois, vous devrez payer le quart des mensualités restantes.

Vous voulez conserver votre numéro

Si vous décidez de vous désengager de votre opérateur actuel, vous avez le choix entre conserver votre numéro ou bien le changer. Dans le cas où vous gardez votre numéro, il vous suffit d’obtenir votre numéro RIO (Relevé d’Identité Opérateur)  en composant le 3179 (appel gratuit) à partir de la ligne mobile dont vous souhaitez conserver le numéro. Suite à cet appel, vous recevrez un SMS avec votre RIO et votre date de fin d’engagement.

Après l’obtention du RIO c’est votre nouvel opérateur qui se chargera d’effectuer les démarches pour votre compte.

Mise en service du nouvel abonnement

Au bout de 7 à 10 jours, la ligne téléphonique bascule de votre ancien à votre nouvel opérateur. L’ancien contrat est clôturé et une ultime facture pour « solde de tout compte » vous est adressée par votre ancien opérateur. Par précaution, une fois réglée votre dernière facture, vous pourrez demander à votre banque d’interrompre les prélèvements automatiques autorisés pour l’ancien opérateur.

Mon téléphone mobile

Si votre ancien téléphone était lié à une offre, il faudra le desimlocker. C’est-à-dire le faire débloquer par votre ancien opérateur pour que vous puissiez encore utiliser le même téléphone avec un autre opérateur. Pour cela, contactez l’opérateur chez qui vous l’avez acheté, il vous fournira le code de déblocage par téléphone ou par courrier. Certains opérateurs peuvent essayer de vous faire payer des frais de déblocage.

 

Les pièges à éviter

L’illimité :

N’oubliez pas de lire votre contrat. Les dépassements peuvent être nombreux : illimité restreint à quelques numéros, respect d’horaires précis, appels sur un même opérateur…

Le forfait bloqué :

Il est important de vérifier que le blocage du forfait soit effectué dès que le crédit est utilisé et ce malgré le type d’utilisation faite : appel, Internet, SMS, MMS.

Internet illimité / Mails illimités :

Si vous n’avez pas les mails illimités, vous serez dans l’obligation de passer par le portail Internet de votre téléphone mobile pour accéder à votre boîte mail sous peine de voir chacun de vos mails facturés.

International :

L’option international, généralement gratuite, ne prend pas en charge vos appels vers ou depuis l’étranger. Elle vous permet seulement d’utiliser le réseau de téléphonie mobile du pays dans lequel vous vous trouvez.

Installation d’un standard téléphonique IP

La téléphonie IP nécessite une installation d’un standard téléphonique d’entreprise par des professionnels. Etant une technologie performante et complexe HM Partners est là pour vous accompagner dans votre processus d’installation, configuration et de formation du personnel.

Les Centrex sont des solutions externalisées, la problématique de l’installation du standard téléphonique ne se pose donc pas. L’installation d’un standard téléphonique IP se fait en 2 étapes : l’installation du matériel et la configuration informatique.

 

L’installation du standard téléphonique en entreprise

Pour les standards téléphonique IP, l’installation est très simple : chaque ordinateur est uniquement branché au téléphone, qui est lui-même branché au réseau IP.

Si l’installation elle-même nécessite la présence d’un technicien sur place, la plupart des opérations  de maintenance ultérieures sont effectuées informatiquement à distance.

Standard téléphonique et déménagement

Si votre entreprise déménage, le déplacement et l’installation du standard téléphonique est plus ou moins facile selon la technologie utilisée.

  • Si le standard est couplé avec un trunk SIP grâce à une connexion Internet haut débit, le changement de site est facilité : il reste uniquement à s’arranger avec l’opérateur pour qu’il adapte son service (le changement d’adresse implique des changements de configuration de son coté).
  • Si les communications de l’entreprise ne passent pas par Internet, la relocalisation du standard téléphonique sera plus complexe, notamment s’il faut réaffecter une nouvelle ligne téléphonique à l’entreprise.

Si vous cherchez un professionnel des télécommunications pour votre téléphonie d’entreprise, n’hésitez pas à contacter notre agence. Un commercial réalisra un audit gratuit en fonction de votre demande et vous répondra dans les 48h.

Glossaire de la téléphonie professionnelle

Le marché de téléphonie professionnelle utilise des termes parfois assez complexes. Pour vous éclairer dans le langage téléphonique, HM Partners vous propose un glossaire avec des définitions simples à comprendre.

 

ADSL (Asynchrone Digital Subscriber Line)

Mode de transmission de données par le réseau téléphonique permettant une connexion rapide et permanente.

Autocommutateur 

Commutateur automatique.

Commutateur 

Equipement qui sert à relier des postes téléphoniques avec le réseau de téléphone public.

Box 

Terme générique qui désigne l’équipement fournit par votre opérateur lors de la souscription d’une offre haut débit. Elle permet de bénéficier de services annexes de téléphonie professionnelle comme le triple play (Internet + téléphonie IP + télévision IP).

Centrex IP 

Standard téléphonique de type IPBX entièrement hébergé par un opérateur téléphonique.

CTI  (Couplage Téléphonie Informatique) 

Système qui permet de lier les applications téléphoniques aux applications informatiques. Nécessite l’emploi de la technologie IP.

Fibre Optique

Une fibre optique est un fil en verre ou en plastique très fin qui a la propriété de conduire la lumière et sert dans les transmissions terrestres et océaniques de données. Elle offre un débit d’informations nettement supérieur à celui des câbles coaxiaux et supporte un réseau « large bande » par lequel peuvent transiter aussi bien la télévision, le téléphone, la visioconférence ou les données informatiques.

IP (Internet Protocol) 

Protocole de communication informatique  conçu pour être utilisé par Internet.

IPBX

Autocommutateur privé qui assure l’acheminement des communications en utilisant la technologie IP.

Ligne analogique 

Ligne  de téléphone « traditionnelle » (par opposition aux lignes numériques). Fonctionne avec le RTC.

Messagerie unifiée

Point d’accès unique depuis lequel il est possible de recevoir et d’envoyer des emails, des messages vocaux, des fax, voire des SMS, dans certains cas.

Ligne RNIS (Réseau numérique à Intégration de Services)

Evolution numérique du réseau téléphonique existant (RTC). Autorise une meilleure qualité et une plus grande vitesse de transmission de l’information.

PABX (Private Automatic Branch eXchange) 

Autocommutateur téléphonique privé.

Portabilité

La portabilité du numéro est le fait de pouvoir conserver son numéro de téléphone en cas de résiliation, et quel que soit le nouvel opérateur choisi.

RTC (Réseau Téléphonique Commuté) 

Réseau de téléphonie qui permet de relier les postes des abonnées à un central téléphonique. C’est un réseau à fonctionnement analogique.

Softphone

Logiciel qui permet de faire de la téléphonie par Internet depuis un ordinateur. La communication se fait ensuite à l’aide d’un micro et d’un haut-parleur ou d’uncasque.

Terminal 

Equipement se trouvant à l’extrémité du réseau. Il peut s’agir un poste de téléphone, d’une tablette tactile ou d’un ordinateur équipé d’un softphone.

ToIP (Telephony Over Internet Protocole) 

Ligne d’accès numéris de base de France Telecom, soit 2 canaux B à 64 Kbps et 1 canal D (pour la signalisation) à 64 Kbps. 1 T0 = 2 appels simultanés.

VoIP (Voice Over IP) 

La Voix sur réseau IP, parfois appelée Téléphonie IP ou Téléphonie sur Internet, est une technique qui permet de communiquer par voix à distance via le réseau Internet, ou tout autre réseau acceptant le protocole TCP/IP.

WiFi – Wireless Fidelity (ou Ethernet sans fil)

Réseau local de type Ethernet à accès sans fil, qui permet d’obtenir des débits pouvant atteindre 54 Mbit/s théoriques (soit 5 Mbit/s répartis entre les utilisateurs connectés) dans une bande passante de fréquences de 2,4 Ghz.

 

 

Le casque téléphonique : quels avantages ? Comment choisir ?

Un casque téléphonique sans fil est un outil de travail indispensable et utile pour les entreprises. Discret et fonctionnel, il s’adapte parfaitement aux conditions de travail et garantit un confort optimal.

HM Partners vous propose une installation rapide de votre support et casque téléphonique pour vous permettre de téléphoner en gardant vos deux mains libres pour écrire, taper à l’ordinateur ou boire un café.

 

Les avantages d’un casque téléphonique

Avoir les mains libres : se déplacer librement sur votre lieu de travail tout en restant en communication avec votre correspondant. Prendre note, consulter un dossier, saisir des informations sur votre PC… tout ces mouvements vous permettent d’être plus mobile sans suspendre votre appel.

D’être plus attentif : que ce soit des clients, partenaires ou fournisseurs, vos appels se transforment en réelle conversation gestuelle.

Une meilleur qualité sonore : meilleure qualité sonore aux utilisateurs tout en les protégeant contre les agressions et les chocs sonores. Compression du volume sonore en cas de hausse brutale des signaux sans pour autant dénaturer la conversation.

Améliorer l’ergonomie du poste de travail : finis les soucis de santé lié à la tenue du combiné comme par exemple les douleurs cervicales liées à un cumul de tensions entre l’oreille et l’épaule.

Dans le cadre d’une étude, il à été prouvé qu’après s’être équipé d’un casque pour téléphone, 52% des utilisateurs intensifs (+ de 2 heures par jour) ressentaient une forte diminution des douleurs au niveau de la nuque, du dos ou des épaules.

Le cumul de l’ensemble des avantages cités ci-dessus amène, un gain de productivité de 7,5 minutes par heure, ce qui, répercuté sur un an pour une personne gagnant 1600 € euros par mois et passant 4 heures/jour au téléphone représente en une année un cumul de 1100 € d’économies.

 

Quel casque téléphonique choisir ?

HM Partners vous conseil sur le choix de votre casque téléphonique. Nous prenons en compte la compatibilité avec votre type de standard téléphonique. Une fois le casque téléphonique choisi, l’installation ainsi que les test seront effectué pour garantir un bon fonctionnement.

  • Le casque sans fil a l’avantage de permettre de travailler en se déplaçant. Très léger, il s’adapte à tous les supports (téléphone fixe, ordinateurs, smartphone).
  • Le casque filaire implique moins de mobilité, mais il est tout aussi performant que le casque sans fil. Sachez néanmoins que vous devrez faire attention à la longueur du câble. Pour une performance optimale, optez pour les modèles dits  « anti-bruit », ils permettront à vos interlocuteurs de mieux vous entendre.
Deux types de casque

Casque Mono (1 écouteur / monaural) si vous travaillez dans un bureau individuel ou un environnement calme.
Ainsi, vous n’êtes pas complètement isolés de votre environnement de travail et restez attentif à votre entourage.

Casque Duo (2 écouteurs / binaural) si vous travaillez dans un espace ouvert ou un environnement bruyant.
Vous êtes pleinement coupé des bruits environnants et donc parfaitement concentré sur votre conversation téléphonique.

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